Как грамотно ответить на требование налогового органа о представлении документов

Порядок истребования налоговыми органами документов

Компания-налогоплательщик получает требования о представлении документов в двух случаях:

Если инспекция проводит в отношении нее проверку;

Если проверка проходит в отношении ее контрагента. А сама компания, по мнению инспекции, имеет документы, владеет информацией о хозяйственной деятельности проверяемого юрлица.

В рамках выездной проверки налоговое ведомство может истребовать документы за 3 года, предшествующих проверке. Причем только в отношении тех налогов, которые проверяются. В ходе допмероприятий инспекторы также вправе истребовать только документацию проверяемого периода. Соответственно, если фирма не предоставила документы, не относящиеся к периоду и предмету проверки, оштрафовать ее нельзя.

Аналогично исполнение требований в рамках камеральных проверок. Общество не обязано отвечать на них по истечении 3-х месяцев с даты представления декларации, а также направлять в налоговый орган не относящиеся к проверяемой декларации документы. При получении подобного требования целесообразно подготовить на него ответ, разъяснив причины непредставления документов со ссылками на прямые нормы НК РФ, письма налогового ведомства, судебную практику.

Что касается способа представления документов, то компания может направить их в ИФНС либо на бумажном носителе в виде прошитых, пронумерованных и заверенных копий, либо в электронной форме по ТКС. Дополнительно составляются акт приема-передачи либо сопроводительное письмо с перечислением всех представляемых документов для подтверждения исполнения требования.

Какие документы в ИФНС можно не представлять

Инспекторы вправе запросить у юрлица только те документы, на основании которых оно рассчитывает, уплачивает сборы, налоги, а также документы, подтверждающие своевременность и правильность исполнения фирмой налоговых обязательств. В первую очередь, это товарные накладные и счета-фактуры.

Если в документах нет информации по исчислению и уплате налогов, то компания вправе их не представлять. В число таких документов входят: отчеты, аналитические справки, различные таблицы, объяснения причин убытков, не являющиеся налоговыми регистрами документы и т.п. Более того, если организация, руководствуясь правилами ведения бухучета и учетной политикой, не ведет некоторые регистры бухучета, то привлечение ее к ответственности за их непредставление неправомерно.

Особенности продления срока представления документов

По общему правилу, компания должна представить в ИФНС документы в срок 10 рабочих дней с даты получения требования, по встречной проверке – в течение 5-ти рабочих дней.

Если проверяемое предприятие не имеет возможности исполнить требование в срок, оно вправе направить в инспекцию заявление о продлении срока представления документов, указав в нем причины непредставления документов и срок, в течение которого компания обязуется исполнить требование. Но есть один нюанс – такое заявление фирма должна составить и направить в ИФНС в течение 1-го дня после получения требования. Если компания нарушила этот срок и подала заявление позднее, инспекторы все равно обязаны его рассмотреть и учесть изложенные в нем факты и обстоятельства. Так как установленный на подачу ходатайства однодневный срок не является пресекательным.

Стоит отметить, что, ходатайствуя о продлении срока представления документов, организация должна указать причины, обосновывающие невозможность своевременного исполнения налогового требования. В числе причин общество вправе назвать:

Большой объем запрошенных документов;

Неисправность сканера, ксерокса. Безопаснее приложить к заявлению о продлении срока в ИФНС копию служебной записки о поломке техники, письмо сервисной службы о сроках ремонта;

Удаленность от главного офиса архива;

Нахождение части документов в обособленном подразделении;

Отсутствие главного бухгалтера в связи с отпуском, служебной командировкой, болезнью. В таком случае также целесообразно подтвердить документально данный факт;

Одновременное получение нескольких требований;

Утрату документов вследствие форс-мажорных обстоятельств, подтвержденных справкой МЧС, МВД России. В этом случае в ходатайстве необходимо указать, что организация в настоящее время восстанавливает все документы, и назвать срок, когда она сможет направить документы.

НК РФ не называет количество дней, на которое ИФНС может увеличить срок представления документов. Поэтому каждое заявление о продлении срока налоговый орган рассматривает индивидуально. При принятии по нему решения он учитывает:

Указанные фирмой-налогоплательщиком причины непредставления документов;

Количество истребуемой документации;

Факт представления в ответ на требование части документов;

Запрошенные проверяемым налогоплательщиком сроки.

Если инспекторы не продлили срок или продлили, но компания все равно не успела подготовить запрошенные документы, то в последний день срока целесообразно представить в ИФНС копии всех имеющихся документов. Так организация сможет снизить сумму штрафа.